Инструкция

• Установка
• Начало работы
  • Утилита AdminTool
  • Справочники
    • Справочник товаров
      • Поиск товаров
  • Журнал
  • Документы
    • Поступление
      • Загрузить накладную из файла
    • Продажа
      • Как сделать скидку покупателю
      • Продажа в долг
      • Печать документа
    • Возврат
    • Переоценка, списание и другие
  • Отчёты
  • Настройки
    • Логотип на товарном чеке
• Утилита ServiceTool
  • Резервное копирование и восстановление
• Обновление
• Горячие клавиши
• Дополнительные модули и отдельные функции
• Оборудование

Введение

ОПСУРТ - это бесплатная программа, предназначенная для небольших розничных магазинов. В ней есть все базовые функции учёта движения товаров. Если кратко описать бизнес-процесс, то это: «оприходовать -> продать -> получить отчёт». Но это конечно же не все возможности.

Учёт движения товаров происходит за счёт внутренних документов (поступление, списание, переоценка и т.д.). На борту имеются различные типы отчётов («прайс лист», «остатки на складе», «пополнение запасов» и т.д.) и множество печатных форм (чеков, этикеток, договоров). Так же есть возможность подключения дополнительного оборудования.

Программа может работать автономно, по сети или через интернет. Подробнее

Список поддерживаемого оборудования смотрите здесь.

Установка

После запуска инсталяционного файла, на экране появится мастер установки. Нажмите кнопку «Далее». Ознакомьтесь и примите лицензионное соглашение. Далее, в появившемся окне укажите путь установки программы.

В окне "Выбор компонентов" установите необходимые опции:

• Серверная часть. Включает в себя: сервер базы данных (СУБД Firebird), файл базы данных (именно в нём будут храниться все ваши данные), утилиту администрирования (AdminTool) и утилиту обслуживания (ServiceTool)
• Клиентская часть. Основное приложение для работы с документами, справочниками и отчетами.

Установите оба флажка, если будете использовать программу на одном компьютере.

Остальные настройки изменять не нужно. Нажимайте клавишу «Далее», пока мастер не завершит свою работу.

После установки не забудьте настроить резервное копирование базы данных.

Начало работы

Администрирование (AdminTool)

Программа «AdminTool», входящая в серверную часть предназначена для администрирования и настройки прав пользователей. Значок в виде «ключа» появится на рабочем столе.

При запуске программа запросит пароль администратора. Внизу окна можно указать дополнительные настройки подключения, по умолчанию их менять не нужно.

Стандартный пароль администратора: masterkey

При первом запуске, приложение предложит ввести первичные данные - согласитесь. Это ввод базовых значений справочников.

Вкладка «Пользователи»

Чтобы создать нового пользователя, нужно кликнуть ПРАВОЙ кнопкой мыши по таблице с пользователями и появившемся меню выбрать пункт «Создать пользователя». В правой части окна находятся настройки для выбранного пользователя - установите необходимые. По окончании необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Настройки в виде графических кнопок отвечают за возможность использования аналогичных кнопок в основным приложении.

Опция «Просмотр закуп. цены» отвечает за отображение закупочной цены в отчётах и в окне редактировании цены (в случае скидки)

Опция «Просмотр чужих документов» отвечает за возможность просмотра чужих документов. При включённой опции в журнале документов появится новый пункт фильтра - «по пользователю».

Вкладка «Конфигурация»

• Общие.
1. Переоценка по новому приходу - если флаг установлен, то при приходе товара текущие остатки будут переоценены;
2. Переоценивать в меньшую сторону - если настройка включена, то при переоценке товара(как автоматически, так и в ручную), будет разрешено переоценивать товар в меньшую сторону(делать меньше чем есть сейчас)
3. Переоценивать ниже закупки - если настройка включена, то при переоценке товара(как автоматически, так и в ручную), будет разрешено переоценивать товар ниже закупочной цены
4. Игнорировать отсутствие закупочной цены - если настройка включена, то при приходе товара, НЕ будет выводится сообщение об отсутствии закупочной цены на товар
5. Режим "супермаркет" - если настройка включена, то после оформления продажи, автоматический будет открываться новый документ продажи
• Касса. Создаются виртуальные кассы, которые задаются для пользователя, подробнее о ведении расчёта выручки.
• SQL QUERY. Для работы не используется. Применяется только по прямому указанию инструкции или разработчика!

Основное приложение

Запустите основное приложение «ОПСУРТ», введите логин/пароль пользователя, созданного по инструкции ранее в AdminTool. Также в окне входа в программу можно указать дополнительные сетевые настройки, подробнее о них описано в статье настройка по сети.

После успешного подключения появится главное окно программы:

1. Журнал документов
2. Кнопки создания документов
3. Информационная строка
4. Индикатор клавиши CAPS
5. Индикатор клавиши NUM
6. Индикатор подключения

Всё готово для начала работы. В программе уже заполнены базовые значения справочников. При необходимости их можно дополнить. Об этом будет следующий раздел. Также ознакомьтесь с работой справочника "товары", его можно будет заполнять сразу из окна документа.

Основное приложение - cправочники

Справочники «партнёры»

Доступны следующие типы:

1. Поставщики. Желательно указать «реальных» поставщиков, т.к. в дальнейшем можно будет определить: «От какого поставщика пришел определенный товар».
2. Покупатели. В данном справочнике можно обойтись одним покупателем, например: «Частное лицо». Если вы будете производить выдачу документов для безналичной оплаты, то каждого покупателя необходимо создать отдельно.
3. Моя организация. Обязательно укажите сокращенное наименование (используется в ценниках) и полное наименование (используется в товарных чеках). Так же название организации используется в заголовке окна программы и на стартовой форме программы

По умолчанию в справочники вносится базовые значения, например покупатель "Частное лицо". Справочники поддерживают значения по умолчанию, для этого кликните правой кнопкой мыши по записи и выберите пункт «Установить по умолчанию».

Справочники «единицы измерения», «гарантийные сроки»

Для работы с программой необходимо наличие хотя бы одной единицы измерения. По умолчанию в справочник вносится только одна запись: «шт.»

Данные этих справочников используются при печати документов, чеков, накладных и т.д.

Справочник «Группы %» (ранее «Спецгруппы»)

Группы наценки - это список предлагаемых наценок. Он применяется при оприходовании товара. Программа будет сама заполнять розничную цену позиции на основе значения группы %. Вместо автоматически подставленной наценки всегда можно указать собственное значение.

Любое значение из приведённых выше справочников можно установить по умолчанию в настройках программы для из автоматической подстановки.

Справочник товаров

Для создание позиции товара кликните правой кнопкой мыши по основной таблице и выберите пункт «Новый». В появившемся окне укажите реквизиты товара и нажмите «ОК». Товар появится в списке. Для того чтобы товар можно было продать, его необходимо поставить на учёт через документ «Поступление».

Для удобства навигации, товары лучше хранить по категориям. Список групп находится слева от основной таблицы товаров. Для создания новой группы щёлкните правой кнопкой мыши в этой области и выберите пункт «Новая группа».

Группы и товары можно перетаскивать в другие группы.

При удалении позиции физически она не удаляется, а просто скрывается. Товар, который есть «на остатках» - не удаляется. Сначала надо списать его или продать и только потом удалять. Отображение удаленных товаров можно включить в настройках. (Настройки -> Интерфейс -> Отображать удаленную номенклатуру).

Поиск товаров

Чтобы выбрать режим поиска нажмите правой кнопкой мыши по кнопке поиска.

Поиск в автоматическом режиме работает следующим образом:

• если в поле введено не число, то выполняется поиск по наименованию товара
• если в поле введено число до 11 знаков то выполняется поиск по коду товара
• если в поле введено число с 11 и более знаков, то выполняется поиск по ШК

Основное приложение - журнал документов

Журнал документов служит для просмотра списка документов. В нём можно задать период и фильтрацию по определённому признаку.

Изменение интервалов дат производится с помощью «двойного щелчка» левой кнопкой мыши по любому из полей дат. После этого поля станут активными. Укажите необходимый интервал и нажмите «ОК». В таблице будут отображены документы, удовлетворяющие указанному интервалу.

Кроме интервала дат, доступен дополнительный фильтр. Нажмите на пиктограмму «шестеренка». Отобразится панель с дополнительным фильтром. Она содержит 2(два) выпадающих списка. Первый отвечает за тип фильтра, второй за его значение. Применение фильтра происходит при выборе значения во втором выпадающем списке.

Из журнала доступны операции (правый клик по строке документа ):

1. Открыть документ. Открывает документ в новом окне.
2. Удалить документ. Фактически удаление документа не происходит. Он перестает отображаться в журнале. Это сделано для удобства. Если вы хотите найти удаленный документ, то включите отображение удаленных документов в настройках программы (Настройка -> Интерфейс -> Настройка умолчаний). Он появится со специальной пометкой. Оформленный документы удалить нельзя!
3. Оплатить документ. Операция доступна для документов, у которых установлена пометка "Б/Н", "долг" и "кредит"(первоначальный взнос и б/н поступление). Вы можете использовать эту опцию для полной или частичной оплаты документа. В дальнейшем, с помощью дополнительного фильтра по состоянию оплаты можно отобразить оплаченные и не оплаченные документы.

Указав все необходимые фильтры, журнал можно распечатать. Для этого выберите печатную форму из выпадающего списка в группе печати и нажмите на пиктограмму «принтер». Появится новое окно с предварительным просмотром, в котором вы можете указать настройки печати и непосредственно распечатать документ.

Основное приложение - документы

Документ «поступление»

Документ предназначен для постановки товаров на учёт (оприходование).

Добавление товаров в документ происходит по двойному клику мыши на позиции, либо через контекстное меню "Добавить в документ". После этого откроется форма "Внести товар в документ".

В правом верхнем углу окна находится переключатель округления новой цены (#,##). Его состояние изменяется двойным щелчком левой кнопкой мыши. Вы можете выбрать наиболее подходящий способ для вашей ситуации.

Введите необходимое количество товара, его закупочную цену. Затем вы можете указать наценку (%) или новую цену – эти поля зависят друг от друга и изменяются в зависимости от введенного значения в соседнем поле. Сумма считается от закупочной цены.

Переход от целой части (рублей) к дробной (копейкам) производится нажатием клавиши «→» (стрелка вправо), «del» (на цифровом блоке клавиатуры)

Чтобы значение наценки указывалось автоматически - заполните справочник "Группы наценки".

Любые изменения записываются в реальном времени. Поэтому закрыв документ, вы можете открыть его из журнала документов и продолжить редактирование в любое время.

Загрузить накладную из файла

Откройте документ "Поступление", слева вверху над каталогом товаров нажмите кнопку в виде файла Excel. Откроется мастер импорта накладной.

1. Шаг 1. Выберите файл в формате Excel (xls).
2. Шаг 2. Выберите ячейку с первым названием товара, затем справа нажмите желтую кнопку "..." напротив "Наименование" и повторите операцию аналогично для остальных полей. Нажмите "Далее".
3. Шаг 3. Привязка. Необходимо "научить" программу понимать товар, то есть создать соответствие названию товара в файле и название товара в справочнике программы. В левой части расположено название товара в файле накладной, а в проавой - соответствующее название в справочнике программы.
   1. Нажмите кнопку "Запустить привязку". Программа выберет все "непривязанные товары из файла" и по очереди предложит указать такой же товар в справочнике.
   2. Программа делает автоматический поиск по первому слову из названия. Тут можно дописать текст в поиск, или воспользоваться быстрым добавлением - чуть ниже строки поиска. Нажмите на слово из подсказки и оно автоматически будет добавлено или у из поиска. В нижней части окна расположена таблица с результатами поиска.
   3. Если в списке есть необходимый товар, то выделите его и нажмите "Ок". Если нужного товара нет в списке, то нажимаете кнопку "Создать" и программа создает новую карточку товара с названием как в файле (добавляется артикул и штрихкод из файла). Карточку товара можно сразу отредактировать. После завершения создания товара происходит автоматическая привязка товара из накладной к новому товару.
   4. Повторите операцию привязки для каждого следующего товара, пока не будут привязаны все товары из файла.
   5. Справа в таблице, имеются две кнопки для каждого товара - "Убрать связь с товаров" - разрывает связь, например при неверной привязке, и "Удалить запись" - удаляет строку товара из импорта, она не попадет в приходную накладную, например если это строка добавлена ошибочно.
4. Шаг 4. Проверка. Необходимо выполнить визуальную проверку: что и в каком виде загрузится в документ. После проверки нажмите "Импорт".
5. Шаг 5. При запросе "Запустить расценку" - выберите "ДА" и запустится циклическая расценка по каждому товару из списка. При нажатии на кнопку "Нет" - товар добавиться в документ без указания цены продажи, после этого расценку можно запустить вручную - слева вверху над каталогом товаров кнопка "Запустить расценку".

Укажите поставщика в поле выбора контрагента. Если вам необходимо распечатать накладную, ценники или этикетки – выберите необходимую печатную форму и нажмите пиктограмму «принтер». Будет выведено окно предварительного просмотра.

Заключительный этап - оформить документ. Нажмите на кнопку «Оформить» в правом нижнем углу окна. С этого момента редактирование документа запрещено, а товары из документа будут доступны к продаже.

Документ «реализация»

Способ добавления товара в документ аналогичен документу «Поступление»

Укажите необходимое количество товара (Максимально количество данной "партии" отображается в левом верхнем углу). Выберите необходимую стоимость (если несколько партий).

Как сделать скидку покупателю

В первую очередь нужно разрешить пользователю делать скидку. Для этого в AdminTool у пользователя нужно установить поле "Макс. скидка". Значение указывается в %, в интервале от 0 до 99. Есть 2 способа сделать скидку:

• Скидка на позицию товара. В окне выбора количества товара в нижнем левом углу нажмите значок "%", после этого появятся поля "Скидка" и "Нов. цена"

  

• Скидка на весь документ. Под таблицей документа в нижнем левом углу нажмите значок "%". Появится два поля: 1) для ввода размера скидки в %, 2) для ввода размера скидки в валюте. После ввода значения нажмите Enter, либо на кнопку справа от поля.

  

Продажа в долг

Для возможности продавать в долг, необходимо убедиться, что в AdminTool у пользователя установлен флаг "Тип расчёта: долг/рассрочка".

Затем в списке выбора типа оплаты выбрать "Долг". Документ, оформленный с этим признаком, в журнале будет значиться как неоплаченный.

Для выборки неоплаченных документ в журнале предусмотрен фильтр "По типу оплаты -> неоплаченные". Когда покупатель принесёт долг, то нужно найти продажу в журнале, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать пункт "Оплатить".

Печать документа

Распечатать накладную, товарный чек или гарантийный талон можно по кнопке "ПЕЧАТЬ" в правом нижнем углу окна документа.

Для того, что бы назначить печатную форму по умолчанию - нажмите правой кнопкой мыши на список и выберите «Установить по умолчанию»

Документ «возврат товара»

Документ аналогичен поступлению товара. Единственное отличие в том, что не указывается закупочная цена. Она равна цене, по которой был принят товар. Поэтому прибыль по этому товару учитывается только при первой продаже, при последующих она равна нулю.

Документ «переоценка»

Документ похож на реализацию с использованием скидки. Вы выбираете необходимую розничную цену (если цен несколько), а затем указываете новую. Товар добавляется в резерв, после оформления всё количество возвращается. Для этого документа необходим комментарий.

Имеется функция "Автоматическая переоценка товара по новому приходу" - для товара, при поступлении которого отличается приходная розничная цена и розничная цена на складе, будет автоматически создан документ "Переоценка"./p>

Документ «списание»

Документ служит для списания остатков со склада. Для этого документа необходим комментарий.

Документ «комплектация»

Документ служит для создания комплекта из нескольких товаров. Он предназначен облегчить манипулирование товаров, которые должны быть проданы вместе. Добавьте товары в документ, оформите его. После этого в корневой категории должен появится комплект товаров(его можно переименовать через функцию "изменить" в номенклатуре товаров). При добавлении комплекта документ от автоматически расформируется и отдельными комплектующими добавляется в документ. При удалении комплекта его комплектующие возвращаются на склад. Удаленный комплект восстановлению не подлежит!

Документ «шаблонная сборка»

Предназначена для внесения в документ товаров, продающихся вместе, призвана упростить ввод, чтобы не вносить товары по одиночке. После оформления создается новый элемент в корневой категории. При этом товар не списывается с остатков. Так же, в отличии от комплектов, шаблоны можно продавать много раз, при каждом добавлении в документ будет добавляться нужное количество из шаблона. Если одного или нескольких товаров нет на остатках, то добавиться максимально возможное количество из шаблона

Основное приложение - отчёты

Отчёт «Прайс-лист»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием розничной цены, кода товара, артикула и единицы измерения.

Отчёт «Остатки на складе»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

Отчёт «Остатки для инвентаризации»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием розничной цены и суммы в розничных ценах по книжным остаткам. Так же, есть пустая колонка для фактического количества и пустая колонка для суммы в розничных ценах по фактическому учету.

Отчёт «Отчет продаж»

Может формироваться как по товарам, так и по услугам, а так же по конкретному товару или услуге, или по конкретному пользователю. Отображает список продаж за выбранный период, с указанием номера, даты документа продажи, а так же, названия товара, его количества и цены продажи

Так же, этот отчет может группироваться по чекам. То есть будет показан список чеков, без детализации по товару. Подходит для анализа суммы среднего чека, анализа по времени, количеству покупателей.

Отчёт «Необходимость закупки»

Отчет призван предоставить данные о товарах, которые заканчиваются и их количество нужно пополнить. Он основан на аналитике продаж. В окне настроек указывается интервал расчета (за какой период будет проводиться анализ). В поле «До следующей закупки осталось» вводится количество предполагаемое количество дней. Если поступление планируется завтра, в поле должна быть единица.

Отчёт «Товар без движения»

Отчет призван предоставить данные о товарах, которые не участвовали в документах за выбранный промежуток времени, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

Отчёт «Топ продаж»

Отчет отображает ТОП продаж товаров или услуг, за выбранный промежуток времени. ТОП товаров/услуг формируется по выбранным параметрам из документов продаж.

1. Топ по количеству продаж - например чаще всего продается хлеб, но не обязательно на нем идет максимальная прибыль. которые призван предоставить данные о товарах, которые не участвовали в документах за выбранный промежуток времени, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

2. Топ по сумме продаж - например на самую большую сумму был продан коллекционный коньяк, но не обязательно на нем идет максимальная прибыль или он продается постоянно.

3. Топ по прибыли с продаж - например самую большую прибыль приносит чипсы - берут достаточно часто, и наценка хорошая, цена не высокая.

Отчёт «Отчет по кассе»

Отчет показывает суммы выручки по дням. Работает при вводе фактической суммы в журнале документов и только для пользователей с виртуальной кассой

Отчёт «Минимальные остатки»

Отчет показывает товары, количество которых менее заданного(параметр отчета). Так же, есть возможность отобразить товары, у которых остаток менее минимального остатка(справочника информация), и товары без минимального остатка, остаток которых менее заданного. Отображаются названия, текущие остатки, минимальные остатки, цены и суммы в закупочных(если разрешено настройкой "просмотр закупочных цен") и розничных ценах

Основное приложение - настройки

Настройка «Сканер штрих-кода»

Программа «умеет» работать со сканерами штрих-кодов через интерфейс COM. Но даже многие USB сканеры позволяют эмулировать работу COM-интерфейса (Обычно для включения этой функции необходимо считать системный штрих-код и установить соответствующие драйвера).

Подключив устройство откройте окно настройки сканера. Установите флажок «Устройство используется» и выберите используемый устройством COM-порт.

После установки опции «устройство используется» и выбора порта устройства в статус панели программы должно отобразиться сообщение об успешном запуске потока для работы со сканером ШК. С этих пор «ОПСУРТ» использует сканер ШК.

Логотип на товарном чеке

Логотип компании хранится в виде графического файла с расширением «.bmp» в папке Reports «программы – клиента». Например: C:\Program Files (x86)\OPSURT\Client\Reports\Logo.bmp. Замените его своим файлом. Выбирайте разрешение файла, приближенное к 250x150px.

Утилита ServiceTool

Утилита входит в состав «серверной части» и запускается автоматически при старте операционной системы. Находиться в системной трее (возле часов) , при клике на значок открывается окно приложения.

1. Настройки подключения к БД. После установки нужно ввести пароль администратора (по умолчанию masterkey);
2. Флажок: включает автоматический запуск по расписанию действия из списка.
3. Список доступных действий. (Кнопки 4, 5, 6 предназначены только для выделенного пункта);
4. Запустить текущее действие вручную;
5. Настроить расписание запуска для выделенного ("подсвеченного") действия;
6. Дополнительные настройки для выделенного действия;

Резервное копирование и восстановление

Место хранения копий в этом поле укажите папку в которой будут храниться резервные копии. Путь задаётся от корня компьютера, на котором установлен сервер. По умолчанию выбрана папке в разделе системе. Крайне рекомендуется изменить этот путь на надежное хранилище, лучше всего подойдёт какой-нибудь облачный сервис (Яндекс Диск, Google Диск.....).

В поддержку программы часто поступают вопросы, связанные с поломкой рабочего компьютера или ноутбука. Пользователи полностью теряют базу данных. Пожалуйста! Отнеситесь со всей серьезностью к выбору места хранения резервных копий!

Утилита резервирования: по умолчанию поле должно быть заполнено. Здесь указывается путь к утилите «gbak» от Firebird. Закрываем окно нажатием "ОК".

Теперь можно попробовать запустить пробное резервирование базы данных. Для этого нужно нажать на кнопку 4 ("Запуск"). После выполнения в каталоге c резервными копиями должен появиться новый файл "Backup_XXX.fbk"

Настроить автоматический запуск операции можно в окне, которое появится после нажатия кнопки 5 ("Расписание").

Восстановление БД из рез. копии - выполняется аналогично резервированию.

В окне настроек действия, нужно указать путь к восстанавливаемой копии (файл .fbk). После чего запустить операцию кнопкой 4 ("Запуск").

Начиная с версии 2020.1 "восстановление из резервной копии" ЗАМЕНЯЕТ текущий файл базы данных.

Обновление

Для возврата к прежней версии - скачайте и установите ту версию, которая у Вас была ранее (ссылки размещены на странице "скачать"). Затем при запуске программы (в окне ввода пароля) укажите путь к прежней базе данных.

Горячие клавиши

Дополнительные модули и отдельные функции

Дополнительные модули позволяют расширить возможности программы. Они вынесены отдельно, так как используются редко, либо не используются вовсе. К таким модулям относятся модули:

1. Экспорт справочника - сохраняет справочник товаров в файл формата .csv
2. Импорт справочника - загрузка справочника товаров в программу. Загружается: название(обязательно), артикул, штрихкод, единицы измерения, гарантийный срок, комментарий, группа товара
3. Деноминация - уменьшает все цены и суммы в несколько раз
4. Выгрузка данных в Интернет-магазин NetHouse - пробный вариант
5. Очистка БД - Модуль устарел - использовать только для старых версий (до версии 2020.1) используется для очистки БД от документов(оставляет пользователей и справочники) после тестирования или для создания БД для новой точки. Для новых версий воспользуйтесь инструкцией

Оборудование

Информация о подключаемых устройствах собрана на отдельной странице оборудование.